+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Журнал входящих документов с карточкой контроля образец

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так: Руководитель — это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

4 ключевых принципа заполнения журнала регистрации входящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Журнал регистрации входящих документов Входящие документы Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке.

Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение.

Как документы поступают в организацию Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте. Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов.

Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если: Помимо почты, письма в компанию могут прийти по следующим каналам: Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию. Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано.

Впрочем, регистрации подлежат не все документы. Не нужно регистрировать следующие: Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно.

Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются — если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт , и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Регистрация входящих документов: Каждый входящий документ может быть зарегистрирован только один раз.

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза.

Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя — он будет повторяться. Входящий номер документа должен быть уникален.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ. Процесс регистрации После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп или делается запись от руки: Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов. Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре он называется визовый проделывается все то же самое.

Приведенный штамп — самый универсальный вариант. Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие — количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации. Например, некоторым категориям документов при регистрации могут присваиваться индексы: Такая система индексации — вещь очень распространенная.

Каждая компания разрабатывает ее для себя сама. Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным. После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме.

Регистрация документов При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Существуют три основных вида регистрации документов: Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

Пример лицевой стороны карточки При карточной системе регистрации ведут две картотеки: Файлы распределяются по папкам. Могут использоваться различные подходы к построению структуры папок: Загрузить файлы в информационную базу можно несколькими способами: Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Входящие документы Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства.

Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно. Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий поручений.

Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности: Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами централизованной, децентрализованной или смешанной.

В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. Контроль сроков исполнения документов и поручений Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются. Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую или органы власти.

Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов докладные записки, положения, инструкции, акты и т.

Помимо этого, каждая организация создает и отправляет документы другим организациям и гражданам т. Скачать файл установки версия 3. Что нового: Версия клиентской части программы 3.

В справочнике адресатов в таблице данных установлена сортировка по умолчанию "по убыванию". Обработка входящей корреспонденции В зависимости от размера учреждения и степени сложности его структуры принимать и обрабатывать входящие документы в году могут как отдельные сотрудники, так и целые подразделения.

В крупных организациях документооборот зачастую осуществляется централизовано, усилиями работников специализированного отдела, а в небольших компаниях весь спектр задач, связанных с обработкой документов, обычно решает один секретарь или делопроизводитель. Виды входящих документов Исходя из содержания, оформления, авторства и способа доставки выделяют разные виды входящих документов.

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов. Журнал регистрации входящих документов пример. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения пример. Регистрационно-контрольная карточка на входящий документ пример. Исходящие документы Исходящие документы, в том числе отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией.

Журнал регистрации исходящих документов Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: организация работы с документами регистрация, контроль исполнения, Карточная: регистрационно-контрольная карточка на бумажном носителе или Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде.

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов. Утверждение документов проводится должностным лицом руководителем соответствующего подразделения или руководителем предприятия или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы.

В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек , наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения. Некоторые секреты входящих документов При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией. Существует три формы регистрации документов: Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Помощь: Правила регистрации входящих документов Право выбора ее формата предоставлено организациям. Не рекомендуется обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает их полезную площадь. Названия реквизитов карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные документов, внесенные после регистрации.

Карточку можно заполнять на пишущей машинке под копирку или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой. Во-вторых, журнальная форма регистрации сохраняется в делопроизводственной практике. Это положение подтверждают как давно действующие, так и принимаемы вновь инструкции по делопроизводству различных организаций.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов.

Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Инсталяционный пакет программы Электронный журнал корреспонденции Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Главная Сакратар. Организация документооборота Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: оперативность прохождения документов; исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами; соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Инсталяционный пакет программы Электронный журнал корреспонденции

Журнал регистрации входящих документов Входящие документы Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет.

Регистрация документов

Графы журнала регистрации входящих документов Дата регистрации только текущая фактическая. Регистрационный номер или индекс — присвоенный порядковый номер в цифровом или буквенно-цифровом представлении при регистрации документа. Отсюда следует, что ведением журнала должен заниматься единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Зарегистрированный номер вместе с датой регистрации переносится на лицевой лист документа. Отсчет нумерации принято начинать заново с началом нового года.

Кроме приказов в организации в течение делопроизводственного года образуется большое количество других внутренних документов докладные записки, положения, инструкции, акты и т.

Заявления, телеграммы Письма Составителей документации называют корреспондентами. Не обойтись без указания полного наименования организации, инициалов и фамилий. Исполнители — это те, кого руководители назначают для решения вопроса, указанного в тексте. Как составить отчет о среднесписочной численности работников по предприятию, вы можете узнать в материалах нашей новой публикации. Что на счёт дополнительных граф? Исполнительной отметки. Резолюции Внесение двух этих пунктов поможет контролировать решение значимых вопросов, обозначенных в тексте. Такие надписи относят к способам административного воздействия. С их помощью указывают фамилии исполнителей, конкретные поручения. В журнале регистрации резолюцию прописывают полностью.

Журнал регистрации входящих документов

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

Ответить admin 29 10 Здравствуйте! Каких-либо рекомендаций по этому поводу в нормативных документах нет. Алина 10 11 Здравствуйте!

Скачать файл установки версия 3. Что нового: Версия клиентской части программы 3. В справочнике адресатов в таблице данных установлена сортировка по умолчанию "по убыванию". Последние введенные Адресаты откуда поступила коррспонденция будут отображаться в таблице сверху. В режимах "Картотека документов", "Журнал входящих документов", "Журнал исходящих документов" в таблицу системы поиска и отбора документов добавлена строка "Номер дела" для дополнительного условия отбора по номеру дела в номенклатуре. В условии для поиска установлено значение "из перечня". Значение поля "Номер дела" можно выбрать из справочника нажатием правой кнопки мыши непосредственно в столбце "значение поля". Внешний вид системы поиска и отбора в режиме "Картотека документов": Подробнее об использовании системы поиска и отбора документов программы АС Электронный журнал корреспонденции см.

Журнал регистрации входящих документов: образец и правила. Некоторые Журнал входящих документов с карточкой контроля образец. Ведение.

Журнал регистрации исходящих документов

.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

.

Организация работы с документами

.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

.

Журнал входящих документов с карточкой контроля образец

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2019 pcdk.org