+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Спраки регистрируются как исходящие

Спраки регистрируются как исходящие

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. В статье рассмотрены вопросы: что такое исходящие документы организации; какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности; как осуществляется учет и регистрация исходящих документов; какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в году; как организован документооборот исходящих документов; как оформляются исходящие документы. Внутренние, входящие и исходящие документы организации Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Журнал регистрации исходящих документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Справка о семейном положении с апостилем, справка об отсутствии брака

Ответить admin 29 05 Здравствуйте! К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений. Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов. Ответить Ирина 24 07 Здравствуйте, Евгения! В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах. Как оформляется на втором экземпляре подпись руководителя, если руководитель подписывает только первый экземпляр?

Если можно, то в каком документе об этом говорится? Ответить admin 25 07 Здравствуйте! В практике делопроизводства принято подписывать два экземпляра исходящего документа. Первый экземпляр направляется адресату, второй остается в деле. Нормативными документами это не регламентируется. Можно прописать это в инструкции по делопроизводству Вашей организации, в противном случае придется заверять все экземпляры исходящих писем, остающихся в организации, так как не подписанный и не заверенный документ не имеет юридической силы.

Как заверить можно прочитать здесь. Ирина 19 11 Здравствуйте! Верно ли это? И могут ли письма регистрироваться только ответственным подразделением и направляться Адресату, минуя Секретариат? Ответить admin 24 11 Здравствуйте! Правила делопроизводства предполагают однократную регистрацию документа. Либо все исходящие документы регистрируются в службе делопроизводства, либо в структурных подразделениях.

Присваивается номенклатурный номер индекс дела того дела, где будет храниться документ. Ответить Ирина 26 11 Здравствуйте, скажите, пожалуйста, нужно ли регистрировать в секретариате документы как внутренние следующего содержания: установить индивид. И еще вопрос по поводу консультаций или обучения по делопроизводству, подскажите, пожалуйста.

Ответить admin 28 11 Здравствуйте! Как правило, все внутренние документы, должны регистрироваться. В делопроизводственной службе регистрируются приказы, распоряжения, протоколы, акты, инструкции. Служебные и докладные записки регистрируются в структурных подразделениях. Порядок регистрации документов и массивы группы регистрируемых документов должны быть установлены инструкцией по делопроизводству организации.

Особенности регистрации документов зависят от масштаба организации и принятой формы регистрации централизованная или децентрализованная. Графики, как правило, утверждаются приказами, тогда отдельно регистрировать их не надо. Если они не утверждаются приказами, то регистрироваться могут как в секретариате графики работы в выходные дни , так и в структурном подразделении индивидуальные графики работы.

В масштабе РФ повышением квалификации и подготовкой переподготовкой специалистов по документоведению и архивному делу занимается ВНИИДАД Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

В регионах можно обратиться в государственный архив, либо в уполномоченный орган региона по архивному делу. Большинство государственных архивов периодически проводят курсы по делопроизводству и архивному делу. Здесь еще примеры обучения делопроизводству.

Ответить Соня 27 11 Добрый день! Вначале хотелось бы поблагодарить вас за очень хороший и полезный сайт. И вопрос задать: есть исходящие письма с приложениями, письма составляются в двух экземплярах, а обязательно ли и приложения составлять в двух экземплярах, чтобы подшивать их у себя? Заранее благодарю. Ответить Ирина 10 12 Здравствуйте! Спасибо огромное за ответы!

И еще вопросы: каким числом правильно утверждать, вводить номенклатуру дел на новый год: с В исх. Ответить admin 12 12 Здравствуйте! Номенклатура дел утверждается в декабре и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Заранее спасибо! Ответить admin 18 12 Здравствуйте! Каждому документу должен быть присвоен свой номер. Чтобы Вас не заподозрили в фальсификации, надо избегать этого.

После присвоения номера на бланке заполняются соответствующие строки, и затем письмо сканируется. Электронная копия с помощью гиперссылки присоединяется к журналу. Теперь копию документа можно будет распечатать в любое время.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Регистрация исходящих документов

Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются. Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую или органы власти. Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс — и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Исходящие документы в организации

Ответить admin 29 05 Здравствуйте! К сожалению, такой базы у меня нет. Можно поискать в Интернете, там много подобных предложений. Они проводят курсы и заочное обучение с выдачей дипломов. Ответить Ирина 24 07 Здравствуйте, Евгения! В нашей организации исходящие документы подаются на регистрацию в 2-ух экземплярах.

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа.

Все документы организации делятся на три документопотока: входящие поступающие документы , то есть поступающие в организацию; исходящие отправляемые документы; Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами централизованный, децентрализованный, смешанный. Обработка входящих документов К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы , указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др. Обработка входящих документов включает: прием и первичную обработку документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; передачу на исполнение.

Глава 1. Документооборот

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров индексов документам. Карточная система регистрации документов Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

.

Из этого следует, что справки необходимо регистрировать в у нас справки регистрируются в исходящих, а протоколам просто.

Помощь: Правила регистрации исходящих документов

.

Регистрация справок

.

Регистрационные формы документов: обязательные, рекомендованные, произвольные

.

Обработка документов

.

.

.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Флора

    аффтору зачет. СПС

  2. tuasamin

    Хорошо написано, если б детальней конечно.было бы гораздо лучше. Но в любом случае верно.

  3. Изабелла

    Здоровья, счастья принесет!

© 2019 pcdk.org