+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

Юрий Красильников Рейтинг: 27 ноября в Здравствуйте, Татьяна! Во-первых, указанные Вами виды документов, такие как паспорт, диплом об образовании, согласно статье 65 ТК РФ значатся в перечне документов, обязательных к предъявлению работником при заключении трудового договора, а следовательно, копии этих документов не относятся к документам, которые согласно названной статьи запрещается требовать у работника при приеме на работу помимо перечисленных в статье. Во-вторых, в Трудовом кодексе не содержатся нормы, носящие явный запрет на изготовление и хранение у работодателя в отделе кадров, в личном деле заверенных копий документов, предьявляемых работником при приеме на работу и содержащих его персональные данные. В-третьих, обработка в том числе хранение конкретных персональных данных работников в организации разрешается с письменного согласия работников в их интересах для определенных целей при соблюдении всех необходимых мероприятий по защите персональных данных работников во исполнение требований главы 14 ТК РФ, Федерального законодательства в области защиты персональных данных, утвержденных в организации Положения о защите персональных данных работников и инструкции по делопроизводству в том числе кадровому.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Штраф до 50 тыс. рублей за хранение документов в личном деле: подробности

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева

Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 рублей. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов. Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих схема ниже.

Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие.

Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря г.

Дзен Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник.

Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику ст. Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало.

Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка п. Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей ч. Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие.

Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно п. Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами абз.

Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника образец ниже.

Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. Согласие на обработку персональных данных Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.

Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт ч. Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т.

Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют п. Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме образец ниже. Приказ о создании комиссии по уничтожению персональных данных работников Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных образец ниже.

Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет информация Роскомнадзора от 25 сентября г. Акт о прекращении обработки персональных данных Статьи по теме:.

Судя по тексту первого документа , при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям.

Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 рублей. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов. Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих схема ниже. Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие.

Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно

Как организовать хранение личных дел сотрудников Хранить копии документов в личных делах надо будет обезличенно На едином портале размещения проектов нормативных актов появилось 2 законопроекта, которые коснутся всех компаний, обрабатывающих и хранящих персональные данные граждан, в том числе работодателей. Судя по тексту первого документа, при сборе персональных данных операторы будут обязаны осуществлять обезличивание этих данных. Согласно ст. Сейчас такие мероприятия являются обязательными только для государственных и муниципальных органов, однако уже в следующем году требования по обезличиванию придется выполнять большинству компаний, в том числе работодателям. Обезличивать информацию предстоит в соответствии с Приказом Роскомнадзора от

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

Возник спор. Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

Хранение кадровых документов

Сколько кадровику хранить старый табель? Вопрос Какие копии документов разрешается хранить в личном деле работника в областном государственном бюджетном учреждении не гос. Исключение составляют государственные и муниципальные служащие, в отношении которых возможность хранения копии паспорта установлена Указом Президента РФ от Ваша организация под данное исключение не подходит. Соответственно, и хранить копию паспорта работника в Вашем случае не правомерно. В отношении иных документов нужно соблюсти 2 условия: хранение документа должно быть установлена нормативно например, Приказ Минздравсоцразвития России от Не сможете обосновать и хранение копии паспорта и военного билета см. Этого достаточно. В отношении копий дипломов мы аналогичной судебной практики не нашли.

Какие копии документов разрешается хранить в личном деле работника?

Справка Не все специалисты по кадрам, а также их руководители знают, что есть документы и даже их копии, которые нельзя хранить в личном деле работника. За некоторые документы можно получить крупный штраф, потому что они содержат персональные данные, не связанные с исполнением служебных обязанностей. Роструд напомнил специалистам по кадрам, что в личных делах работников можно хранить далеко не все документы. Да и вести сами личные дела не обязательно: такое требование в законодательстве отсутствует.

.

.

Роструд рассказал, как хранить копии документов в личном деле, в какой Все ссылки в новости ведут на Систему Кадры Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 руб.

Роструд разрешил хранить копии паспортов в личных делах

.

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?

.

Хранение копий документов сотрудников

.

Хранение кадровых документов

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мальвина

    Замечательно, это весьма ценная фраза

© 2019 pcdk.org