+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации Опубликовано Комментарии Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями. Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации Опубликовано Комментарии Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку. В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями.

Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются. Для начала разберитесь, к чему привела или может привести ваша ошибка, запутала ли она что-то. Ну и второе, не менее главное: оставлять все так, как есть сейчас, с путаницей, тоже нельзя. Если были потеряны номера регистрации Описание проблемы: в журнале, который ведёте на бумаге, вы допустили ошибку, когда расставляли номера, и после внезапно пошли номера , и так дальше.

Самый плохой сценарий здесь — тот случай, когда речь идёт о журнале, в котором регистрируются исходящие документы, и ошибка была замечена не сразу.

Все исходящие письма с неверными номерами уже отправлены адресатам. В такой ситуации изменять номера уже поздно. При всем этом адресату абсолютно всё равно, под каким номером значится полученное им письмо… Так что в этой ситуации номера остаются.

Единственной мерой по исправлению ошибки в журнале регистрации станет специальная пометка. Нельзя же помнить о них постоянно, поэтому в журнале нужно сделать примечание-объяснение. Объяснение в бумажном журнале для регистраций может выглядеть, например, так: Заверить подобную запись должен работник, который несёт ответственность за делопроизводство организации это может быть начальник службы ДОУ, начальницы канцелярии, секретарь или же делопроизводитель. Для того, чтобы такая неприятная ситуация больше не происходила, в первую очередь нужно сделать все, чтобы перейти с бумажных журналов на электронные.

В более простых вариантах автоматизации, например, с помощью средств Microsoft Office или Google таблиц, очередность номеров настраивается вручную без каких-либо пропусков. Так, в Excel это происходит следующим образом: Нужно написать номер в одной ячейке, потом следующий номер, после этого выделить обе ячейки, подвести курсор к правому углу, захватить его и немного протянуть выделенную область вниз.

Программа самостоятельно проставит номера в том диапазоне, который будет протянут вниз. Если же по какой-то причине электронные регистрационные формы исключаются и вам приходится вести бумажные журналы, нужно в конце каждого рабочего дня просматривать все номера и проверять, не совершена ли ошибка. Это занимает пару минут. Чем раньше обнаружится ошибка, тем легче будет ее исправить. Если зарегистрировано то, что не нужно было регистрировать Описание проблемы: почтальон осуществил доставку из тридцати писем, где на каждом конверте указан адрес вашей компании.

Секретарь поставил свою подпись за все полученные письма, вскрыл их и рассортировал. Затем были проставлены штампы, письмам присвоены номера, информация внесена в журнал регистрации. Письма попали на рассмотрение к директору, и одно из них он вернул со словами, что оно адресовано не вашей компании. Возможно, добавил при этом, что нужно быть внимательнее. Причина ситуации вполне понятна: судя по всему, отправитель перепутал письма и положил в конверт с адресом 1 письмо 2, а в конверт с адресом 2 письмо 1 и отправил, а секретарь просто упустила этот момент.

В результате в журнале компании зарегистрировано совершенно чужое письмо. Запись об ошибочном письме нужно аннулировать. Если этого сделать уже нельзя иначе пропадет номер , то делается запись об аннулировании. На картинке показано, как аннулировать запись в электронном журнале: В бумажном журнале делается аналогичная запись, которая подписывается и заверяется так, как говорилось выше.

Что делать с самим письмом, пусть подскажет вам профессиональная этика. Проще всего выбросить, но делать этого не стоит, тем более, если очевидно, что письмо серьезное. Если есть телефоны исполнителя или приемной, нужно позвонить им и сообщить, что письмо доставлено не по адресу, после чего договориться о том, как поступить.

Особенно важно это сделать, если к письму прилагались оригинальные экземпляры каких-либо документов. Двойная регистрации одного и того же письма Описание проблемы: одно и то же письмо было сначала выслано отправителем по почте, а потом ещё раз по факсу или наоборот.

То письмо, которое было отослано по факсу, вы уже зарегистрировали и пустили в работу. А другое письмо, которые через несколько дней пришло по почте, вы зарегистрировали под другим номером и тоже пустили в работу. В результате имеем два одинаковых письма под разными номерами.

Плюс ко всему этому руководитель и исполнитель остались недовольны. Директору придётся второй раз тратить время на одну и ту же информацию, а исполнителю нужно будет объяснять, почему вдруг он вдруг получил задание, аналогичное тому, что и пару дней назад. В электронном журнале — просто текст, в бумажном — текст, заверенный подписью и печатью. Если ошибка была замечена быстро, то в электронном журнале можно удалить информацию и поместить под этот номер другое письмо, пришедшее в тот же день.

Минус бумажной регистрации в том, что отследить, приходило ли такое письмо ранее, практически невозможно. Если только секретарь почему-то запомнил это письмо и уверен, что было, то тогда можно полистать журнал назад и поискать.

Относительно каждого письма такая работа, конечно, невозможна. Электронные регистрационные формы подобных ошибок не допускают и сами сообщают о том, что информация вводится во второй раз. Оставляйте в комментариях примеры других ошибок в журнале, попробуем исправить их вместе!

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Обратите внимание!

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту. Готовый шаблон можно скачать из сети Интернет или создать самостоятельно в стандартной офисной программе Excel или Word. Среди преимуществ этого вида быстрый поиск и возможность сортировки документов. В таблицу можно поместить гиперссылки на интернет ресурс или сканированные копии документов.

Нумерация исходящих писем и приказов

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации Заполняют бумажный журнал ручкой допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый.

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции

Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. Так что не ко всем это применимо. Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом. Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос: действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я.

Что нужно знать Приказ об отмене ранее изданного приказа пункта, пунктов приказа по личному составу. В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации. При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях. Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации. Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Как правильно указывается номер приказа по личному составу

Как прошивать документы По материалам форума. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел.

Как присвоить исходящий номер письма Делопроизводство от а до я. Кроме реквизитов компании, расположенных на бланке справа, в нее входят данные адресата и заголовок письма. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего входящего документа.

.

Пределы нумерации в исходящей корреспонденции; Post navigation; Пределы нумерации в исходящей корреспонденции; Поиск; Журнал регистрации.

Регистрация документов в вопросах и ответах

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

Исходящая нумерация писем и приказов

.

Как нумеровать исходящих и входящих приказов

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2019 pcdk.org